Hotel-Administration
Ihr Backoffice, ausgelagert.
Ich übernehme administrative Aufgaben für Hotels und Restaurants: von der Aufschaltung auf Buchungsportalen über Channel Manager und Protel bis zu Offerten, Bankettdokumentation und Speisekarten. Remote, flexibel und mit Erfahrung aus der Geschäftsleitung eines Viersternehotels.
Die Ausgangslage
Der Gast steht im Mittelpunkt – die Administration läuft nebenher.
In vielen Betrieben bleibt die Büroarbeit an denen hängen, die eigentlich an der Rezeption, im Service oder in der Küche gebraucht werden.
Zu wenig Zeit fürs Büro
Offerten, Portalpflege und Dokumentation werden zwischen Check-in und Abendservice erledigt – oder bleiben liegen.
Wissen hängt an einer Person
Wer weiss, wie der Channel Manager eingestellt ist? Bei Ferien, Krankheit oder Kündigung wird es schnell schwierig.
Saisonspitzen
Vor der Saison kommt alles gleichzeitig: neue Preise, neue Karten, neue Arrangements. Zusätzliche Hände für ein paar Wochen sind Gold wert.
Leistungen
Was ich für Ihren Betrieb übernehme.
Einzelne Aufgaben, ein klar umrissenes Projekt oder eine feste Unterstützung jeden Monat.
Onboarding auf Buchungsportalen
Aufschaltung und Pflege bei Expedia, Booking.com und weiteren Portalen: Profil, Zimmer, Raten, Bilder und Texte, inklusive Anbindung an den Channel Manager.
Channel Manager
Zimmer, Raten, Verfügbarkeiten und Restriktionen einrichten und pflegen, Saisonpreise einspielen, Fehler zwischen Systemen aufspüren.
Protel und PMS-Datenpflege
Stammdaten, Raten, Arrangements und Artikel im Property-Management-System einrichten und aktuell halten.
Offertwesen
Offerten für Gruppen, Seminare, Hochzeiten und Bankette erstellen, Vorlagen aufbauen und Anfragen nachfassen.
Bankett- und Event-dokumentation
Bankettaufträge, Ablaufpläne und Absprachen für Küche und Service – vollständig und für alle verständlich.
Speise- und Getränkekarten
Karten texten, gestalten und übersetzen, inklusive Allergen- und Herkunftsangaben nach Ihren Vorgaben.
Arrangements und Angebote
Packages und saisonale Angebote formulieren und auf Website, Portalen, Social Media und im Newsletter publizieren.
Vertretung
Ferien- oder Krankheitsvertretung für administrative Aufgaben, remote und ohne lange Einarbeitung.
Ablauf
So arbeiten wir zusammen.
Unkompliziert, mit klaren Zuständigkeiten und ohne dass Sie neue Software brauchen.
Kennenlernen
Sie schildern mir per E-Mail oder Telefon, wo der Schuh drückt. Ich frage nach, welche Systeme und Abläufe Sie heute haben.
Offerte
Sie erhalten eine Offerte als Pauschale oder als Stundenkontingent – je nachdem, ob es um ein Projekt oder um laufende Unterstützung geht.
Zugänge und Vorlagen
Sie richten mir eigene Benutzer ein. Ich arbeite mit Ihren Vorlagen oder baue neue auf.
Umsetzung
Ich erledige die Aufgaben remote und halte Sie auf dem Laufenden. Für Rückfragen bin ich per E-Mail und Telefon erreichbar.
Warum ich
Ich kenne den Hotelalltag aus der Geschäftsleitung.
Als Mitglied der Geschäftsleitung eines Viersternehotels war ich für Sales, Front Office, Marketing und Events verantwortlich – inklusive Gruppengeschäft mit Tour Operators, Offerten und Rechnungswesen.
- Ich habe Hotelauftritte wie bei Expedia selbst erstellt und aufgeschaltet, inklusive Schnittstelle.
- Ich verfüge über Erfahrung mit Offerten, Bankettaufträgen und Events aus eigener Praxis.
- Ich spreche die Sprache von Rezeption, Küche und Service.
- Ich arbeite remote und zuverlässig für Betriebe in der ganzen Deutschschweiz.
- Abrechnung erfolgt als Pauschale oder nach Aufwand und wird vorher transparent offeriert.
Häufige Fragen
Gut zu wissen.
Mit welchen Systemen arbeiten Sie?
Mit Protel, gängigen Channel Managern und den Extranets von Booking.com und Expedia. Arbeiten Sie mit einem anderen System, arbeite ich mich gern ein.
Arbeiten Sie auch vor Ort?
Ich arbeite grundsätzlich remote. Damit bezahlen Sie keine Anfahrtswege und ich bin auch kurzfristig verfügbar.
Wie kommen Sie an unsere Systeme?
Sie richten mir eigene Benutzer mit den nötigen Rechten ein. So behalten Sie die Kontrolle und können den Zugang jederzeit wieder entziehen.
Wie wird abgerechnet?
Einzelne Projekte offeriere ich als Pauschale, laufende Unterstützung als monatliches Stundenkontingent. Alle Preise verstehen sich exkl. MwSt.
Kontakt
Wo könnten Sie Unterstützung brauchen?
Schreiben Sie mir kurz, um welche Aufgaben es geht. Ich melde mich mit einer Einschätzung und einem Vorschlag – unverbindlich.